Introducción
Se comenzó a hablar de organización
a partir de la finalización de la segunda guerra mundial, y su concepción
radicaba en el surgimiento de un sistema social donde los miembros interactúan
para desarrollar funciones esenciales que ayude a alcanzar metas u objetivos a
través de la utilización de distintos recursos para así proveer bienes y
servicios que satisfagan la necesidad de la comunidad.
Es por ello que, las organizaciones
se orientan hacia la eficiencia, por cuanto se concentran en una tarea, donde
cada uno de sus miembros tiene una misión que cumplir para lograr su propósito.
Es por ello que Morín (2005), plantea que los integrantes de una organización
deben producir desarrollo social que garantice el crecimiento personal,
generando beneficios que deberían traducirse en mejores condiciones para todos
los miembros de la organización, para así contribuir al aprendizaje
organizacional.
En los últimos años, el término activos intangibles ha cobrado gran
relevancia en el contexto económico y social, donde se destaca el capital
intelectual como una fuente de valor para las organizaciones. Para ello García y Martín de Castro (2002), han realizado la clasificación de los componentes del capital
intelectual basándose en la teoría de recursos y capacidades, supuestos que
surgen de estudios del conocimiento en las organizaciones. La clasificación
viene dada en cuatro bloques principales: el que guarda relación con los recursos
intangibles (capital humano), con las capacidades funcionales (capital
tecnológico), con las capacidades integradoras (capital organizativo) y con las
capacidades dinámicas (capital relacional).
La clasificación propuesta por los mencionados autores permite inferir
que el conocimiento a nivel organizacionales un activo intangible que
evidentemente genera valor, y es por esto que recientemente es considerado como
una de las principales fuentes de ventajas competitivas, la cual puede ser
utilizada para la resolución de problemas, la toma de decisiones, agregar valor
a productos y servicios, empoderar el talento humano para enriquecer los
puestos de trabajo asegurando la creación de capacidades que permitan
aprovechar en forma efectiva todo el potencial del conocimiento y recurso de la
organización.
En concordancia con lo
antes mencionado, la producción del conocimiento como activo intangible en las
organizaciones se genera de forma dinámica a través de la interacción de
individuos o grupos. Nonaka y Takeuchi
(1999), establecen que la organización no existe por si misma: son las personas
que concurren y aprenden, por lo que son ellas las que crean conocimiento. Esto permite determinar
que no se trata de un recurso más dentro de la organización, sino que es un medio
de gran potencialidad por cuanto el conocimiento del talento humano resulta ser
el activo más importante.
Desde esta perspectiva, podemos inferir que la información y el
conocimiento son los componentes claves para el crecimiento de cualquier organización,
debido a que permiten identificar fortalezas y debilidades con el propósito de
diseñar acciones estratégicas para cumplir con los objetivos o metas
planteadas, logrando que ésta alcance un alto nivel de competitividad dentro
del mercado. Por esto es imprescindible desarrollar estrategias gerenciales
basadas en tecnologías modernas que permitan realizar de forma rápida y
efectiva los procesos relevantes de las empresas para su buen funcionamiento.
Sin embargo, actualmente existen
organizaciones que carecen de estrategias bien definidas que les permita que
les permita gestionar la información y el conocimiento de forma adecuada, lo
que hace compleja la utilización de estos recursos, generando dificultad al
momento de ser integrados con los planes y estrategias. Debido a esto, han
irrumpido nuevos modelos de estructuras organizacionales basados en pensamiento
sistémico para potenciar el capital intelectual, dentro de ellas se encuentran
las organizaciones inteligentes.
Desde un concepto amplio, las organizaciones
inteligentes son aquellas capaces de aprender para ampliar sus posibilidades de
crecimiento. En este punto donde la información y el conocimiento en el ámbito
organizacional cobra un papel muy importante, por cuanto todo el personal debe estar
completamente informado para alcanzar las expectativas de un aprendizaje
continuo. Según León y otros (2003), las organizaciones inteligentes son
aquellas capaces de aprender permitiendo así expandir sus posibilidades de
crecimiento. No basta con adaptarse y sobrevivir sino sobre todo desarrollar la
capacidad de crear.
Este nuevo enfoque organizacional
surge como consecuencia de los avances tecnológicos,
los cuales siguen avanzando a pasos agigantados, y donde han emergido este
nuevo modelo organizacional. Para Garvin (2000), las organizaciones
inteligentes surgen para generar la posibilidad de crear, adquirir y transmitir
procesos que hasta ese momento se estaban desarrollando en la organización,
pero como consecuencia de una buena gestión de la información pueden ser
mejorados. Estos avances en el mundo digital obligan
a las organizaciones tradicionales a trascender en este nuevo mundo cada vez
más virtualizado, dando paso a un nuevo esquema de interrelación donde se abre
a los nuevos conocimientos.
Dentro de los aportes
que nos brinda el surgimiento de las nuevas tecnologías se encuentra la manera
en que es obtenida la información, transcendiendo fronteras de forma inmediata,
sin límites de espacio, lo que proporciona beneficios a las organizaciones al
momento de requerir y compartir información con su talento humano. Este enfoque
es lo que hoy en día es nombrado como sociedad de la información, también
denominado era digital, el cual es considerado como uno de los cambios más
relevantes desde la revolución industrial.
En
este contexto, los autores Islas y Gutiérrez (2004), analizan las
características más relevantes de la Sociedad de la Información. Para ellos, un
aspecto de singular relevancia en el desarrollo de estas sociedades de la
información y el conocimiento, es la velocidad con la cual la información se
genera, transmite y procesa. De esta forma, este nuevo modelo evolutivo se
erige sobre los cimientos de las nuevas tecnologías de información y
comunicación (TIC).
Las nuevas tecnologías brindan a
las organizaciones nuevos canales de comunicación, permitiendo que la
información y con ello el conocimiento, sea gestionado de forma oportuna para
brindar ventajas competitivas en un escenario cada día más digital. Es por ello
que Senge (1990), expresa que las organizaciones inteligentes engranan a la
perfección con la implementación de las tecnologías de información y
comunicación, dando un vuelco a los modelos tradicionales, generando un nuevo
enfoque organizacional y gerencial más innovador.
En vista de lo planteado
anteriormente, surge una interrogante que sería abordada en el desarrollo del
presente artículo y se plantea a continuación. ¿Cómo analizar los elementos
claves y ventajas que conforma la implementación de una organización
inteligente en el ámbito de la sociedad de la información y del conocimiento para el desarrollo empresarial?
Propósito de la Investigación
Analizar los elementos y ventajas
que conforma la implementación de una organización inteligente en el ámbito de
la sociedad de la información y del conocimiento para el desarrollo empresarial.
Antecedentes
de la Investigación
Los antecedentes o
investigaciones previas aportan información, datos y evidencias sobre el objeto
de estudio visto en diferentes escenarios, suministrando elementos que explican
y facilitan la comprensión y desarrollo del mismo. Estos elementos proporcionan
al investigador ideas acerca de cómo abordar el tema, los posibles enfoques y
orientación de los instrumentos a emplear.
Es por ello menester mencionar la
investigación desarrollada por Seminario (2020), en su artículo científico
titulado La Organización
Inteligente: Una Mirada Hacia La Estabilidad Empresarial, quien plantea como objetivo analizar las
ventajas de la implementación de una organización inteligente en el desarrollo
empresarial de tal manera que se tomen en cuenta las bases fundamentales para
su construcción, valorando el papel que puede desempeñar el aprendizaje en el
desarrollo de la efectividad organizacional y lo demuestra al tener una visión
inspiradora para el aprendizaje, así como una estrategia de ingresos que
ayudará a la organización a lograr su visión.
Se considera que los aportes
arrojados por esta investigación son relevantes para el estudio desarrollado
por cuanto demuestra que en las organizaciones inteligentes buscan asegurar, mediante la creación de
un adecuado y favorable ambiente de trabajo, donde la totalidad de sus miembros
estén en firme aprendizaje y en práctica constante de su potencial. Para ellos,
es importante que se apoyen en el desarrollo de las nuevas tecnologías tanto
por parte de las telecomunicaciones como de la información, estas han permitido
procesar, generar, intercambiar y gestionar la indagación.
Por otra parte, en el artículo científico titulado Las TIC en las empresas: evolución de la
tecnología y cambio estructural en las organizaciones de Cano-Pita
(2018), plantea como propósito el analizar la importancia del cambio
estructural de las organizaciones empresariales, de cara a la evolución de la
tecnología, especialmente la implementación y uso de las TIC en las empresas y los cambios en
la estructura de las mismas, como medio para una mayor competitividad a largo
plazo y mejor rendimiento general.
En correspondencia, la
investigación constituye un valioso aporte debido a que permitió esclarecer la
relación que existe entre la evolución de la tecnología y el cambio de la
estructura organizacional, motivado a la adopción de las tecnologías de
información y comunicación como herramienta para afrontar nuevas realidades del
entorno, lo cual produce cambios profundos en el diseño estructural, cultura y
clima organizacional. Por otra parte, se estableció la importancia de los
sistemas de información, en cuanto a que permiten la difusión, no sólo de
información para la toma de decisiones, sino de los conocimientos, las
capacidades intelectuales de los seres humanos, los valores culturales, las
habilidades, la experiencia, inclusive los modelos mentales.
Desarrollo Secuencial Teórico
Con
el fin de alcanzar una mayor comprensión de los aspectos que atañen a la
presente investigación, se procedió a realizar una indagación profunda que
integran conceptos y conocimientos previos, los cuales fueron necesarios para
obtener una precepción más clara conforme al propósito trazado. Estos conceptos
se describen detalladamente a continuación.
Organizaciones
Inteligentes
Para que exista una organización
no basta con el conjunto de personas; ni siquiera es suficiente que todas ellas
posean un propósito en común. Lo realmente decisivo es que dichas personas se
organicen o coordinen sus actividades, ordenando la acción conjunta hacia el
logro de unos resultados que, aunque sea por razones diversas, se estimen todas
las que les interesa conseguir.
Es por ello que Hellriegel y otros (2007),
expresa que el propósito de la organización es simplificar el trabajo,
coordinar y optimizar sus funciones y recursos. En otras palabras, lograr que
el funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean
fluidos para quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción
de los clientes. En esta etapa se definen las áreas funcionales, las
estructuras, los procesos, sistemas y jerarquías para lograr los objetivos, así
como los procedimientos para efectuar el trabajo.
Hoy en día, los adelantos tecnológicos
y la hiperglobalización han generado un ambiente propicio para el surgimiento
de nuevos modelos y estructuras organizacionales basados en pensamiento
sistémico para potenciar el capital intelectual y alcanzar ventajas
competitivas ante las organizaciones tradicionales. Para Senge (1990), el
pensamiento sistémico suele demostrar que las soluciones obvias no suelen
funcionar. Pero inversamente, como el principio de la palanca, sugiere cómo
pequeños cambios bien localizados puede producir mejoras significativas y
duraderas si se realizan en el sitio adecuado. Desde este precepto es que se
propone el pensamiento sistémico como la disciplina fundamental para construir
las Organizaciones Inteligentes.
En
concordancia con lo anterior, los constantes cambios a los que se encuentran
expuestas las organizaciones, ha hecho renacer nuevos modelos con el propósito
de desarrollar la productividad y competitividad en el talento humano. De esta
perspectiva, surgen las organizaciones inteligentes, cuya principal característica
es el aprendizaje continuo, donde todos los miembros de la organización ponen
en práctica todo el potencial de sus capacidades.
Por
consiguiente, uno de los autores principales en la literatura de la gerencia,
Senge (2006), propone el pensamiento sistémico como la disciplina para
construir las organizaciones inteligentes, definiéndolas como aquellas donde
los individuos expanden sus capacidades para obtener los resultados deseados.
De esta forma se genera un nuevo enfoque de hacer y pensar a través del
aprendizaje continuo, interviniendo las organizaciones como un todo.
De
esta perspectiva, es posible inferir que las organizaciones inteligentes tienen
por objetivo sostener un aprendizaje continuo en todos los miembros de su
organización para que sea puesto en práctica todo su potencial. Para lograrlo,
se requiere de compromiso y responsabilidad que dirijan las acciones a un
objetivo común a través del trabajo en equipo. El autor Llano (1998),
plantea que las organizaciones inteligentes, son capaces de llegar a saber más,
de aprender cosas nuevas y enseñarlas a otros que, a su vez, lleguen a saber
más, es decir, a aprender de nuevo y a enseñar de nuevo.
En
vista de lo anterior, se plantea que, para construir una organización
inteligente eficaz, con auténtica capacidad de aprendizaje y creatividad, debe
estar fundamentada en las cinco disciplinas que Senge (Ob. Cit.), señala como: dominio personal, trabajo en equipo, visión
compartida, modelos mentales y pensamiento sistémico. A continuación, se
detallan las características de estas disciplinas.
1. Dominio personal: Conocer
quiénes somos, qué queremos, qué somos capaces de hacer.
2. Modelos mentales: Identificar
y desarrollar los paradigmas que restringen nuestra visión sobre
el entorno circundante, para efectivizar el trabajo y la comunicación.
3. Visión
compartida: Las
visiones personales han de ajustarse a la corporativa, para ser fuente de
inspiración y productividad.
4. Trabajo
en equipo: El
diálogo abierto, la confianza, el respeto y la cooperación deben ser pilares
fundamentales.
5. Pensamiento sistémico: Lograr
interrelaciones en lugar de comprender las labores como fenómenos lineales de
causa y efecto.
Las
organizaciones inteligentes, suelen traer consigo nuevos planteamientos,
visiones y propósitos por su alta capacidad creativa, ocasionando un impacto en
el entorno organizacional, transformando su cultura, estrategias y sistemas de
gestión. Motivado a su proactividad al cambio Choo (1998), expresa que la
organización inteligente es capaz de integrar eficazmente la percepción, la
creación de conocimiento y la toma de decisiones. En un entorno de constantes
cambios que a diario plantea nuevos retos, las organizaciones inteligentes se
enfocan en elevar los niveles de competitividad, siendo el conocimiento el recurso
más importante con el que se debe contar para alcanzar dicho propósito.
Para que una organización
tradicional trascienda y se convierta en inteligente, la gerencia debe
comprender que su capital primordial no son los activos fijos, sino el
conocimiento de su talento humano. Senge (Ob. Cit.), la era del conocimiento
requiere la necesidad de ampliar y mejorar el capital intelectual para
potenciar las ventajas competitivas de las organizaciones de nuestro tiempo.
Por otra parte, Drucker
(1992) expresa que el conocimiento no es uno más de
los factores de producción, sino que se ha convertido en el principal factor, es
por ello que resulta imprescindible que las organizaciones inteligentes
incorporen la capacitación continua dentro de sus actividades productivas en
vista de que solo los conocimientos, son el capital primordial para generar
ganancias a mediano o largo plazo.
Información
y Conocimiento Organizacional
La información es la realimentación
que se obtiene entorno a una realidad, procesada por la mente humana y compartida
en espacios sociales. El conocimiento, en cambio, es un conjunto de
representaciones entretejidas basadas en información, con análisis, síntesis,
interpretación y argumentación, de un determinado contexto, con significación y
consciencia de sus interrelaciones. Tobón (2005), plantea que el saber, es
tener un conjunto amplio de conocimientos y aplicarlos en actividades y
problemas teniendo en cuenta sus implicaciones desde el compromiso ético.
De esta forma, la gestión de
información consiste en buscar y administrar datos de la realidad, mientras que
la gestión del conocimiento se refiere a buscar y administrar conocimiento con
sentido crítico, contextualización en la sociedad y sentido de servicio a la
comunidad. Además, desde la gestión del conocimiento se debe llegar al saber,
es decir a la aplicación del mismo para buscar el bienestar personal y social.
La generación de nuevo conocimiento permite que las
organizaciones establezcan su estructura para determinar su comportamiento y
procesos internos, asegurando así su viabilidad y sostenibilidad. Sin embargo,
se requiere que este conocimiento sea organizado y distribuido, mediante un
proceso que permita transformar el explícito en conocimiento tácito para su
posterior aplicación en la creación de procesos de valor. Al respecto Castells,
(2006), plantea que los procesos de innovación se multiplican cuando las
organizaciones son capaces de establecer puentes para transferir el
conocimiento tácito al explícito, el explícito al tácito, el tácito al tácito,
y el explícito al explícito.
Según el mencionado autor, estas acciones permiten no sólo
la comunicación y ampliación de la experiencia del talento humano, sino que
también hace que dicho conocimiento sea incorporado al mundo exterior para
determinar su uso y optimizar procesos. Es en este punto donde la diversidad de
conocimiento requiere ser gestionada de forma adecuada para organizar y
estructurar la gran variedad que se genera, utilizando las acciones ejecutadas dentro
de una organización.
Además de la variedad de conocimientos, es necesario enfrentar su
dispersión ya que este se encuentra separado y diseminado a través de la
organización. Para hacerlo útil es necesario clasificarlo y organizarlo y así
hacerlo accesible para todas las personas de manera que contribuya al proceso
de agregar valor a los productos y servicios que la empresa ofrece a los
clientes y consumidores.
Esta situación ha dado lugar al surgimiento del término gestión del
conocimiento, el cual suele ser relacionado con tecnología, personas, procesos
y cultura, siendo esto los pilares fundamentales según Davenport y Prusak (2000). Estos autores
definen la gestión del conocimiento como el proceso de administrar
continuamente conocimiento de todo tipo, satisfaciendo las necesidades
presentes y futuras, para identificar y explotar recursos tanto existentes como
adquirido para desarrollar nuevas oportunidades.
En tal sentido, la gestión del conocimiento es una disciplina que
identifica, captura, recupera, comparte y evalúa el conocimiento
organizacional. Bueno (1999), indica que la gestión del conocimiento es la función
que planifica, coordina y controla los flujos de conocimientos que se producen
en la empresa en relación con las actividades y su entorno con el fin de crear
unas competencias esenciales.
Para ello, es necesario incorporar cinco acciones que resultan ser
fundamentales en este proceso: comprender las necesidades y oportunidades del
conocimiento, construirlo, ordenarlo y distribuirlo, creando condiciones para
la aplicación y explotación del conocimiento.
Sociedad
de la Información
Los
constantes cambios que atraviesa la sociedad actual involucran procesos de
transformación económica y tecnológica, lo que invita a analizar lo complejo de
los nuevos esquemas económicos, sociales y culturales en el cual nos
encontramos inmersos. Estos cambios han influido directamente en los canales de
comunicación, puesto que los nuevos avances tecnológicos han generado
comunicaciones virtuales.
Hoy
día, en las organizaciones, la información es considerada como uno de los
recursos de mayor estima, por ende, es importante que se gestione como tal,
para que sea adquirido, producido y distribuido con altos niveles de calidad
exactitud y actualidad. Castells (Ob. Cit.), establece la primicia del valor de
la información sobre el valor de las materias primas, el trabajo y el esfuerzo
físico. Este nuevo enfoque hace emerger nuevos productos y servicios, al mismo
tiempo, a medida que se abren los mercados a la competencia, a la inversión
extranjera y a la participación, proliferan las oportunidades comerciales, sociales
y profesionales.
A
esta nueva era se le ha asignado el término de sociedad de la información, al
que Ríos (1996), la describe como el momento donde los sistemas de
comunicaciones, ágiles y baratos, combinados con las tecnologías avanzadas de
la información, provocan una renovación en nuestras vidas. Un nuevo
renacimiento que va a alterar el modo en el que trabajamos, nos relacionamos,
nos educamos y convivimos.
Los
primeros pasos de las sociedades informacionales se han generado por medio de
la implementación de nuevos enfoques o pensamientos, uno de ellos es el
pensamiento sistémico, el cual se enfoca en la resolución de problemas con un
conjunto de herramientas, métodos y técnicas. El camino de la solución de
problemas del pensamiento sistémico es precisamente reconocer que los sistemas
son complejos debido a la conexión entre sus componentes individuales, y que
para entenderlos deben ser examinados en su conjunto. El principio de este se
basa en que el comportamiento de un sistema es una consecuencia de su
estructura, y a su vez esta determina su desarrollo, éxito y su fracaso.
Por
otra parte, Burch y Grudnitski (1992), plantea que la era de la información se
utiliza sobre todo cuando se trata aspectos tecnológicos y sus efectos sobre el
crecimiento económico y el empleo, teniendo como punto de partida la
consideración de que la producción, la reproducción y la distribución de la
información es el principio constitutivo de las sociedades actuales. Esto nos
conduce a inferir que al plantear el termino era de la información tiene una
estrecha relación con las nuevas tecnologías, las cuales cada día son más
determinantes puesto que muchos de los servicios, trabajos e intercambios son y
serán cada vez más accesibles solamente a través de la red. Por todo ello,
aparece con mayor claridad y urgencia la necesidad de formación de los nuevos
ciudadanos para vivir en un nuevo entorno digital de posibilidades y riesgos
desconocidos.
En concordancia con lo planteado
anteriormente, es menester mencionar que la comunicación y los flujos de
información se están digitalizando en muchos sectores de la sociedad, lo que da
origen a nuevas formas de
organización social y productiva. Es por ello que Cepal (2003), hace referencia
a una sociedad de la información como un paradigma que está produciendo
profundos cambios en nuestro planeta. Esta transformación está impulsada
principalmente por los nuevos medios disponibles para crear y divulgar
información mediante tecnologías digitales.
Desde
esta perspectiva, la sociedad de la información incorpora todos los elementos
de gestión, abarcando el registro, la manipulación, el almacenamiento y
distribución. Por consiguiente, la gerencia tiende a adaptarse a nuevas
realidades, donde la información apoyada en la tecnología constituye un
elemento fundamental para la difusión del conocimiento en las organizaciones
sin quebrantar los procesos bioéticos y la moral.
Por
consiguiente, la Sociedad de la Información ha adquirido un protagonismo
destacado a nivel global, por cuanto favorece a los mercados la economía y la
información. Es por ello que Yezers´ka (2003), plantea que la sociedad de la
información es el estado en el que se encuentran las sociedades en las que se
implanta y se generaliza el uso de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación en los distintos ámbitos de la vida de los ciudadanos, de las
empresas y las instituciones, y que les permite acceder a la información y
productos que se encuentran en formato electrónico sin limitaciones de tiempo y
espacio.
Tecnología de
Información y Comunicación
El Enfoque de Sistemas o también llamado Teoría
General de Sistemas, otorga una nueva forma de pensamiento a las organizaciones
y se considera como un proceso de toma de decisiones que se utiliza para el
diseño de sistemas y consiste en ver a la administración desde un punto de
vista de sistémico, basado en la interrelación de las fases.
Un sistema como se conoce, es un conjunto de elementos
relacionados entre sí para alcanzar un objetivo común, igual en las fases de la
administración se debe enfocar para relacionar y sustraer subsistemas para una
mejor comprensión. Al respecto Tato Jiménez y otros (2011), refiere que la
empresa es un sistema, por cuanto supone un conjunto de relaciones que en
algunas ocasiones están regladas y otras en las cuales la determinación de un
cierto orden es una tarea difícil y compleja de analizar.
La Gestión de Información ha evolucionado en gran manera
gracias a la influencia que ha tenido la revolución de la Tecnología de la Información
y la Comunicación (TIC). Estos cambios han incentivado a la nueva generación de
talento humano y en especial la gerencia a conocer más acerca de los usos y
beneficios de los avances tecnológicos. Las TIC se desarrollan a partir de los
avances científicos producidos en los ámbitos de la informática y las
telecomunicaciones. Es el conjunto de tecnologías que permiten el acceso,
producción, tratamiento y comunicación de información presentada en diferentes
códigos (texto, imagen, sonido y video).
Las TIC han llegado para darle un nuevo enfoque a la gestión
de información, y la expectativa es que, al relacionarse entre sí, aporten
beneficios considerables al tratamiento de la información a través del
desarrollo de herramientas informáticas, que alineadas con los objetivos de la
organización ofrezcan mayor soporte y seguridad en el tratamiento de la
información de forma automática para incrementar su competitividad y
productividad a través de la toma de decisiones asertiva.
Además de apoyar la toma de
decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también
pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento a analizar
problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos.
En el marco del desarrollo de las TIC´s, la gestión de
información y del conocimiento se ha desarrollado grandemente, bajo la
influencia de herramientas informáticas que facilitan el intercambio digital.
Según Méndez (2009), cuando estos métodos son incorporados efectivamente al
gerente de las organizaciones, traen beneficios a su desempeño. Estos se
proyectan como esenciales en los resultados evaluados desde la óptica de la
alta gerencia y se proyectan en los estados financieros, el incremento de la
participación en el mercado, el liderazgo y reconocimiento del sector en el que
compiten, la satisfacción de sus clientes, la calidad del servicio, el
posicionamiento, entre otros.
La gestión de información
y del conocimiento ha sido identificada como un nuevo enfoque gerencial que
reconoce y se refiere al valor más importante de las organizaciones basándose
en el recurso humano y el conocimiento táctico y explícito que ellos poseen y
aportan a la organización. De acuerdo con Armas &
Artiles (2009), la caracterización de la empresa es indispensable para conocer
su estado actual con respecto a los procesos que garantizan el funcionamiento
de la organización, lo que constituye la base para diseñar el Sistema de
Información Gerencial que debe funcionar en la organización.
Por
otra parte, Heredero y otros (2012), refiere que un Sistema de Información
Gerencial es el conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos,
interrelacionados dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de
satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial para
la gestión y la correcta adopción de decisiones.
De
acuerdo con los autores citados, un sistema de información gerencial será
eficaz si facilita la información necesaria para la organización y lo hace en
el momento oportuno, será eficiente si lo realiza con los menos recursos
técnicos, humanos, temporales y económicos posibles. Su utilización comprende
toda la cadena de operaciones que empieza en la observación y recolección de
datos, pasando por su almacenamiento y análisis, hasta el uso efectivo de la
información derivada en un proceso de toma de decisiones.
Desde esta perspectiva, Lapiedra y otros
(2011), plantea que un sistema de información gerencial
debe servir para captar la información que esta necesite y ponerla, con las
transformaciones necesarias, en poder de aquellos miembros de la empresa que la
requieran, bien sea para la toma de decisiones, para el control estratégico, o
para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas. De ahí que el desempeño
de un directivo dependa de su habilidad para explotar las capacidades de los
sistemas de información para obtener unos positivos resultados empresariales.
Estos
sistemas se encuentran confirmados por un método, herramienta o técnica que
proporciona a los gerentes la información confiable y oportuna que es necesaria
para facilitar el proceso de la toma de decisiones y permitir que las funciones
de planeación, control y operaciones se realicen de forma eficaz y eficiente.
Los sistemas de información gerencial utilizan la información del pasado,
presente y de proyección para apoyar la solución de problemas y optimizar las
funciones gerenciales; planificación, organización, dirección y control, siendo
estas necesarias para un buen desempeño organizacional.
En
tal sentido, los sistemas de información gerenciales surgen para satisfacer las
necesidades existentes de gestionar la información, tomando datos internos y
externos a la organización a la que pertenecen para una vez manipulados y
analizados convenientemente, producir información útil que contribuya a manejar
la capacidad de tomar decisiones. Es por ello, que las entradas del sistema son
los datos en sí mismo, mientras que la salida, el producto final resultante en
nueva información, los cuales, en lugar de destruirse, permanecen almacenados
de una manera estructurada en una base de datos para que puedan estar
disponibles en consultas y estudios posteriores.
Slocum (2009), indica que las
fuerzas tecnológicas, sobre todo las tecnologías de información basadas en
computadora e Internet, siguen revolucionando la forma de atender a los
clientes, la manera en que los empleados se comunican y constituyen redes entre
sí con grupos de interés externos, como los clientes, los proveedores, los
competidores y las dependencias gubernamentales; como también la forma de
desempeñar las tareas, de estructurar las organizaciones, de dirigir y
administrar al talento humano.
Marco Metodológico
El marco metodológico
representa la parte operativa de la investigación, donde se describe todo lo
relacionado con el paradigma, diseño y tipo de investigación, así como la
técnica e instrumentos empleados para la recolección de la información, la cual
posteriormente será procesada para el análisis e interpretación de los
resultados. La investigación se efectuó en la empresa Farmacia Surti Farma C.A,
ubicada en el sector Campo Claro de la ciudad de Mérida, Venezuela.
De acuerdo a lo presentado,
la investigación es de tendencia positivista puesto que está dirigida a
estudiar los fenómenos tal como se muestra en la realidad, según la observación
y la aplicación de técnicas que permitan procesar la información generada.
Martins y Palella (2012), plantean que el positivismo, “percibe la uniformidad
de los fenómenos, aplica la concepción hipotética-deductiva como una forma de
acotación y predica que la materialización del dato es el resultado del proceso
derivados de la experiencia” (p.40).
En este sentido, la
presente investigación se orienta hacia un enfoque cuantitativo, ya que se
emplearon herramientas estadísticas como encuestas y cuestionarios que
permitieron analizar las variables a través de tabulaciones y gráficas
correspondientes. En este particular, Sampieri (2014), señala que el enfoque
cuantitativo “es esencial y probatoria, utiliza la recolección de datos para
probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico,
con el fin de establecer pautas de comportamiento y probar teorías” (p. 4). Este
enfoque se caracteriza por priorizar el dato como elemento fundamental para
sustentar los argumentos del objeto sujeto a estudio.
Diseño de la Investigación
En el mismo orden de ideas, la investigación se apoya en el diseño de campo,
debido a que se aplicaron encuestas y entrevistas directamente al personal de
la Farmacia Surti Farma C.A, como instrumento de recolección de datos. Al
respecto, Arias (2016), plantea que la investigación de campo es aquella que
consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o
de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o
controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información,
pero no altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación
no experimental.
Por lo antes mencionado, la investigación se
encuentra cimentada en un diseño no experimental, por cuanto el objeto de
estudio fue observar el fenómeno tal cual se muestra en su contexto natural,
sin realizar ningún tipo de manipulación de las variables,
asignando de manera aleatoria a los participantes o tratamientos, y transeccional debido a que los datos fueron
tomados en un sólo momento, con el propósito de describir las variables y
analizar su incidencia en un determinado momento.
En
el caso que ocupa el presente artículo, estos métodos o técnicas permitirán
realizar el diagnóstico y seguidamente proceder a analizar la situación actual
de la empresa Farmacia Surti Farma C. A, y su vinculación con la sociedad de la
información y el modelo de organizaciones inteligentes,
demostrando con ello, la utilización del tipo de investigación seleccionada, en
este caso descriptivo.
Para Hurtado (2012), la investigación descriptiva
tiene por propósito exponer el evento estudiado, haciendo una enumeración
detallada de sus características, de modo tal que en los resultados se pueden
obtener dos niveles, dependiendo del fenómeno y del propósito de la
investigación: un nivel más elemental, en el cual se logra una clasificación de
la información de función de características comunes, y un nivel más
sofisticado en el cual se ponen en relación a los elementos observados a fin de
obtener una descripción más detallada.
Técnica e
Instrumento de Recolección de Información
La
recolección de información de la presente investigación se alcanzó por medio de
la aplicación de técnicas e instrumentos, los cuales permitieron tener un
conocimiento más claro de la realidad del objeto de estudio. Por la naturaleza
de la investigación, se empleó la técnica de la observación directa, para detectar
los aspectos concernientes a los aspectos de organizaciones inteligentes y la
sociedad de la información dentro de la empresa. Al respecto Martins y Palella
(Ob.Cit.), define la observación directa como el uso sistemático de nuestros
sentidos orientados a la captación de la realidad que se estudia. A través de
los sentidos, el hombre capta la realidad que lo rodea y luego la organiza
intelectualmente.
Por
otra parte, se requirió utilizar la entrevista, aplicada a tres (3) miembros de
la empresa Farmacia Surti Farma C.A, proporcionando los datos relativos a sus
opiniones e información de calidad para el desarrollo de la investigación.
Según Martins y Palella (Ob. Cit.), la entrevista es una técnica que permite
obtener datos mediante un diálogo que se realiza entre dos (2) personas cara a
cara: el entrevistador (investigador) y el entrevistado; la intención es
obtener información que posea este último.
Por otra parte,
se utilizó la encuesta con el propósito de obtener mayor información, siendo
ésta de gran interés para el desarrollo de la investigación. Es por ello que
Martins y Palella (Ob.Cit), se refiere a la encuesta como una técnica destinada
a obtener datos de varias personas cuyas opiniones interesan a la
investigación. Para ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un listado
de preguntas escritas que se entregan a los sujetos, quienes en forma anónima
las responde por escrito.
Como instrumento de
recolección de datos se seleccionó el cuestionario, el cual forma parte de la
técnica de encuesta y fue dirigido al talento humano que conforman la empresa
Surti Farma C.A. El cuestionario se estructuró de una manera clara y precisa
procurando que las respuestas no sean ambiguas. En tal sentido, Arias (2016),
define el cuestionario como la modalidad de encuesta que se realiza de forma
escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de
preguntas, se le denomina cuestionario porque debe ser llenado por el
encuestado, sin intervención del encuestador.
Técnicas
de Procesamientos de Análisis de Datos
Es
uno de los momentos más importantes del proceso, e implica trabajar los datos
recopilarlos y organizarlos para extraer conclusiones significativas de los
aportes que hace a la presente investigación. Al respecto, Martins y Palella (Ob.
Cit.), refieren que, obtenidos los datos, será necesario analizarlos a fin de
describir su significado en términos de los objetivos planteados al principio
de la investigación.
Es
por ello que una vez finalizado el proceso de recolección de información fue
necesario analizar los datos, para conocer si se alcanzó o no el objetivo de la
investigación. Se realizó una descripción cuantitativa de los datos arrojados
por la aplicación de la encuesta a través de gráficos y tablas, haciendo el
conteo respectivo de las respuestas recabadas y de esta forma generar los
resultados que permitieron analizar la información para comprender la
complejidad del manejo de la información relacionada con la implementación del
modelo de organización inteligente en el entorno de la sociedad de la
información y del conocimiento.
Validez y
Confiabilidad de los Instrumentos de Recolección de Datos
Un
instrumento de medición es válido según Martins y Palella (Ob. Cit.), cuando
existe ausencia de sesgos, siendo posible representar la relación entre lo que
se mide y aquello que se quiere medir. En tal sentido, la validez del
instrumento se determinó mediante la técnica del juicio de experto, en este
caso un metodólogo, un experto en el área gerencial y un estadístico con
experiencia en el tema sujeto a estudio.
Por
otra parte, el citado autor define la confiabilidad como la ausencia de errores
aleatorio en un instrumento de recolección de datos. Representa la influencia
del azar a la medida, es decir, es el grado en el que las mediciones están
libres de la desviación producida por los errores causales. Además, la
precisión de una medida es lo que asegura que al repetirse siempre de el mismo
resultado. El coeficiente de Alfa de Cronbach es una de las técnicas que
permite establecer el nivel de confiabilidad que es, junto con la validez, un
requisito mínimo de un buen instrumento de medición. En esta investigación, la
confiablidad se determinó mediante el método de Correlación Estadística de
Coeficiente Alfa de Cronbach, a través el programa estadístico informático SPSS
en su versión 22.0.0.
Presentación de los Hallazgos
En esta
fase de la investigación, se exponen los resultados obtenidos a través de la
aplicación de los instrumentos diseñados anteriormente con el propósito de
generar un diagnóstico de la situación actual de la empresa Surti Farma C.A,
ubicada en el sector Campo Claro de la ciudad de Mérida, que guarden relación
con el modelo de organizaciones inteligentes en el contexto de la sociedad de
la información y del conocimiento. Durante este proceso fue necesario realizar
un análisis de los datos obtenidos para posteriormente establecer una postura
conclusiva fundamentada que permita tener una visión absoluta del
comportamiento de dicha empresa.
En
tal sentido, se determinó el comportamiento de los procesos internos de la
empresa para identificar las debilidades y transformarlas en fortalezas
mediante la implementación de un modelo de organizaciones inteligentes. Este
nuevo enfoque busca optimizar los procesos de la empresa, por lo que fue
relevante destacar que las entrevistas fueron aplicadas a cinco (5) informantes
claves que forman parte de la empresa Surti Farma C.A, incluyendo cargos
gerenciales.
Según los resultados obtenidos por
los diversos instrumentos aplicados, se pudo comprobar que la empresa ha
adoptado el uso de las nuevas tecnologías en sus procesos de gestión, teniendo
habilitados ordenadores conectados a Internet en cada uno de sus puestos de
trabajo. El uso de las TIC ha facilitado la comunicación con los clientes y
proveedores, reduciendo los tiempos de respuesta gracias a una comunicación efectiva,
lo que hace que estas herramientas cada día sean más indispensables para la
ejecución de múltiples actividades.
Por otra parte, la empresa cuenta
con un sistema de información gerencial que le sirve de apoyo en las gestiones
administrativas, de esta forma las actividades se han automatizado, facilitando
la flexibilidad de tiempo y espacio laboral, por cuanto permite el acceso a
datos e información de forma remota y segura, haciendo más eficientes las
actividades cuando es requerido realizar trabajos a distancia. Esto ha generado
un cambio en la cultura organizacional, promoviendo la productividad en todo su
talento humano.
La adopción de las nuevas
tecnologías conlleva cambios en la manera tradicional de trabajar, por cuanto
hace posible consultar información de catálogos de productos, solicitar
presupuestos, realizar pedidos, transferencias bancarias, compras y ventas en
tiempo real. Este enfoque, un poco más digital ha sido uno de los pilares
fundamentales de la empresa, puesto que su norte se orienta a ser una empresa
de vanguardia, donde el apoyo en la tecnología sea la base para hacer negocios.
Con respecto al comercio
electrónico, los resultados arrojaron que la empresa posee contratación con una
empresa que distribuye sus productos a través de una aplicación móvil, sin
embargo, se observa la necesidad inminente de desarrollar una tienda virtual
propia donde se encuentren disponibles en línea todos los productos donde sus
clientes puedan realizar compras directas en un entorno amigable y personalizado.
De igual forma, se observó deficiencia en la gestión de las redes sociales,
esto hace que el volumen de venta presencial sea mayor que las compras
realizadas en línea.
Por otra parte, en cuanto a la
formación como elemento facilitador de cambio, los resultados mostraron que la
empresa no cuenta con un departamento de formación propio, por lo que en
ocasiones es necesario que los miembros de la directiva realicen ciertas
jornadas de capacitación y sólo en el caso de necesitar asesoría en el área de
sistemas se realiza la contratación de un tercero. Hasta los momentos, la
empresa no ha requerido la formación de un departamento exclusivo para la
capacitación del talento humano, por cuanto sus miembros cuentan con amplia
experiencia en sus diferentes cargos.
Finalmente, se analizaron los
resultados obtenidos en relación a los factores que son considerados al momento
de planificar las capacitaciones, donde se observó deficiencia en la innovación
del diseño de estrategias, ya en la mayoría de los casos las capacitaciones se
generan por una necesidad inmediata, formando una reacción momentánea o
posterior a ciertos eventos, por lo que no son capaces de predecir o dar una
respuesta anticipada.
Postura Conclusiva
En la actualidad, la información es un componente
clave para el crecimiento de cualquier organización, debido a que permite
identificar fortalezas y debilidades con el propósito de diseñar acciones
estratégicas para cumplir con los objetivos o metas planteadas, logrando que
ésta alcance un alto nivel de competitividad dentro del mercado. Por esto es
imprescindible desarrollar estrategias gerenciales basadas en tecnologías
modernas que permitan realizar de forma rápida y efectiva los procesos
relevantes de las empresas para su buen funcionamiento, lo cual es de gran
utilidad para la Gerencia.
La implementación de
una organización inteligente requiere cumplir con las cinco disciplinas
sistémicas: dominio
personal, trabajo en equipo, visión compartida, modelos mentales y pensamiento
sistémico, y estos no suelen ser una tarea sencilla, requiere de
conocimiento y práctica sobre todo a nivel gerencial para poder poner en
práctica el pilar fundamental de este tipo de organización, el cual es generar
una capacitación continua en el talento humano tanto a nivel personal como
grupal.
Para que dicho
aprendizaje pueda ser efectivo y que a la vez sea aplicado dentro de la
organización, es necesario realizar una planificación de las actividades de
capacitación. Esto permitirá obtener ventajas ante la competencia, por cuanto
el equipo inteligente será capaz de observar las amenazas, debilidades,
fortalezas y oportunidades para que los miembros de la organización puedan
desarrollar estrategias y así convertirse en un equipo de alto desempeño.
Indudablemente, la
aparición de las organizaciones inteligentes dentro de la sociedad de la
información ha generado un impacto positivo, reestructurando los métodos de
trabajo, las culturas organizacionales, las relaciones personales, hasta la
forma de comunicación con clientes y proveedores. Estos cambios profundos han
permitido obtener grandes beneficios con el firme
propósito de que las organizaciones posean la información necesaria para
apoyarse en el proceso de toma de decisiones asertiva y diseño de estrategias,
de tal manera que aporte valor que se puedan percibir de forma tangible e
intangible en la organización sin que la gerencia se pierda en la complejidad
de sus procesos internos.
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