Document management: Automation and effective communication as key factors
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Abstract
Document management is essential in public administration, and its transformation through automation and effective communication can improve efficiency, transparency, and accountability. This article aims to investigate how automation and effective communication impact document management. Through a qualitative approach and a phenomenological design, interviews and observations were conducted, revealing that the automation of processes significantly reduces response times and improves access to information. However, resistance to change was identified among some employees, suggesting the need for change management strategies that include continuous training. Additionally, effective communication emerged as a key element to facilitate the transition to automated systems, highlighting the importance of establishing clear and accessible communication channels. This study concludes that an integrated approach that encompasses both automation and effective communication is crucial for strengthening document management in the public sector, promoting a more open and accessible government
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